El art. 46 de la Ley 30/1992 establece, respecto a la validez y eficacia de documentos y copias:
1. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.
2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.
4. Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.
La actividad de compulsa de documentos, -concepto equivalente a cotejo de documentos conforme a la sentencia de la Sala 3ª, Sección 3º, del Tribunal Supremo de 15 de marzo de 1989- en el campo administrativo puede ser efectuada, por su condición de fedatarios públicos, por los Notarios (artículo 1 de la Ley del Notariado en relación con el artículo 251 de su reglamento).
Dicha compulsa de documentos es una actividad diferente a la expedición de copias auténticas. Y está regulada de forma poco clara en el art. 46.3 de la ley 30/1992. Y teóricamente solo puede realizarse por funcionarios públicos y/o por los Secretarios de los Colegios Oficiales, respecto de los documentos que dicha entidades emitan.
La compulsa de documentos, tiende a la simplificación del acto de presentación de documentos, como momento que inicia el expediente (S. T.S. Sala 3ª, Sección 3ª de 15 de marzo de 1989) y como es un derecho del ciudadano interesado en un procedimiento el obtener copia de los documentos que presente, aportándola junto con los originales, así como la devolución de éstos, según prescribe el artículo 35 c) de la Ley 30/1992, copia que en principio corresponde efectuarla (y compulsarla) a un órgano administrativo determinado reglamentariamente (artículo 46 Ley 30/1992).
- Los efectos de la compulsa de documentos por los colegios profesionales, solo tienen validez en el ámbito administrativo, respecto de los documentos que emita dicho Colegio profesional, como corporación de derecho público, dentro de su ámbito legal de actuación. Pero no puede compulsar documentos emitidos por entidades, empresas, u otros organismo públicos; es decir, los documentos emitidos por terceros.
- En la Comunidad Autónoma de Canarias, el Decreto 105/2000, de 26 de junio, por el que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de las Administración Pública de Canarias, regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de documentos originales y de copias que aporten al procedimiento administrativo.
Y en su artículo 9 establece respecto a la aportación de documentos originales y copias selladas que: Cuando la normativa aplicable exija la aportación al procedimiento de documentos originales por los ciudadanos, podrán éstos solicitar la expedición de copias selladas de los mismos. No obstante, los registros no estarán obligados a expedir copias selladas sino cuando éstas sean acompañadas al original por los ciudadanos.
CONCLUSIÓN: En la práctica:
1º) Los colegios profesionales no pueden compulsar documentos emitidos por terceros (sean órganos administrativos o empresas privadas), salvo los documentos que emita como consecuencia de las actividades que tengan encomendadas legalmente por las leyes de colegios profesionales y por sus estatutos.
2º) Los colegiados deberán presentar al Registro del colegio profesional respectivo los originales con las copias preparadas para que el funcionario del Registro coteje que las copias que presenta en su escrito, son fiel reflejo de los originales que exhibe.
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1. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.
2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.
4. Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.
La actividad de compulsa de documentos, -concepto equivalente a cotejo de documentos conforme a la sentencia de la Sala 3ª, Sección 3º, del Tribunal Supremo de 15 de marzo de 1989- en el campo administrativo puede ser efectuada, por su condición de fedatarios públicos, por los Notarios (artículo 1 de la Ley del Notariado en relación con el artículo 251 de su reglamento).
Dicha compulsa de documentos es una actividad diferente a la expedición de copias auténticas. Y está regulada de forma poco clara en el art. 46.3 de la ley 30/1992. Y teóricamente solo puede realizarse por funcionarios públicos y/o por los Secretarios de los Colegios Oficiales, respecto de los documentos que dicha entidades emitan.
La compulsa de documentos, tiende a la simplificación del acto de presentación de documentos, como momento que inicia el expediente (S. T.S. Sala 3ª, Sección 3ª de 15 de marzo de 1989) y como es un derecho del ciudadano interesado en un procedimiento el obtener copia de los documentos que presente, aportándola junto con los originales, así como la devolución de éstos, según prescribe el artículo 35 c) de la Ley 30/1992, copia que en principio corresponde efectuarla (y compulsarla) a un órgano administrativo determinado reglamentariamente (artículo 46 Ley 30/1992).
- Los efectos de la compulsa de documentos por los colegios profesionales, solo tienen validez en el ámbito administrativo, respecto de los documentos que emita dicho Colegio profesional, como corporación de derecho público, dentro de su ámbito legal de actuación. Pero no puede compulsar documentos emitidos por entidades, empresas, u otros organismo públicos; es decir, los documentos emitidos por terceros.
- En la Comunidad Autónoma de Canarias, el Decreto 105/2000, de 26 de junio, por el que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de las Administración Pública de Canarias, regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de documentos originales y de copias que aporten al procedimiento administrativo.
Y en su artículo 9 establece respecto a la aportación de documentos originales y copias selladas que: Cuando la normativa aplicable exija la aportación al procedimiento de documentos originales por los ciudadanos, podrán éstos solicitar la expedición de copias selladas de los mismos. No obstante, los registros no estarán obligados a expedir copias selladas sino cuando éstas sean acompañadas al original por los ciudadanos.
CONCLUSIÓN: En la práctica:
1º) Los colegios profesionales no pueden compulsar documentos emitidos por terceros (sean órganos administrativos o empresas privadas), salvo los documentos que emita como consecuencia de las actividades que tengan encomendadas legalmente por las leyes de colegios profesionales y por sus estatutos.
2º) Los colegiados deberán presentar al Registro del colegio profesional respectivo los originales con las copias preparadas para que el funcionario del Registro coteje que las copias que presenta en su escrito, son fiel reflejo de los originales que exhibe.
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